4. Systeme

Wenn es eine Eigenschaft gibt, die einen erfolgreichen (Internet)-Unternehmer ausmacht, dann ist es aus meiner Sicht die, in „Systemen“ denken zu können.
Wenn Sie immer nur eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten, dann bekommen Sie sicherlich vieles erledigt. Doch echte Fortschritte, echte Quantensprünge schafft man gerade dann, wenn man es schafft, sich aus dem alltäglichen „Kleinklein“ zu erheben und die anfallenden Aufgaben zu „systematisieren“. Wenn Sie es schaffen, Ihre Firma immer wieder aus der Vogel-Perspektive zu sehen. Wenn Sie ihr Business vom ersten Tag an so strukturieren, wie eine „echte“ Firma mit mehreren Angestellten.
Kurz: Wenn Sie möglichst viel Ihrer Zeit damit verbringen, AN Ihrer Firma zu arbeiten, statt nur in Ihr!
Denn dies ist nicht zuletzt eine entscheidende Voraussetzung dafür, Aufgaben an andere zu geben – sei es an feste Mitarbeiter, sei es an Honorar-Kräfte, sei es an VPA und Outsourcing-Agenturen.
Merken Sie sich auf jeden Fall eines: Wenn Sie Aufgaben delegieren wollen, an wen auch immer, dann müssen Sie sowohl den genauen Prozess als auch das gewünschte ERGEBNIS möglichst detailliert beschrieben haben. Sie bekommen nämlich nur das geliefert, was Sie wollen, wenn Sie in der Lage sind, es auch glasklar auszudrücken…

Was also ist ein System?

Im Grunde ist jeder Vorgang, den Sie immer wieder erledigen müssen, bereits ein System. Beispielsweise ein Splittest, den Sie nach einem bestimmten Muster alle zwei Wochen neu aufsetzen, oder ein Blog-Artikel alle paar Tage oder ein Newsletter, oder eine bestimmte, oft wiederkehrende Support-Anfrage, oder, oder oder. Sobald sich etwas wiederholt – und in den meisten Firmen besteht der Großteil der Arbeit aus sich immer wieder wiederholenden Prozessen – ist es ein System.
Sie sollten ganz gezielt solche Systeme sehen statt nur das jeweilige „To Do“. Und Sie sollten, auch wenn es Anfangs zusätzliche Arbeit bedeutet, derartige Systeme, Strukturen und Prozesse niederschreiben. Schritt für Schritt. Am besten so, dass ein völlig Fremder diese System mit Hilfe Ihrer Aufzeichnungen durchführen könnte. Damit haben Sie den ersten Schritt, Ihren Business-Erfolg von Ihrer eigenen Arbeitszeit zu entkoppeln, geschafft.

Wie also lernen Sie, in Systemen zu denken? Ich stelle das beispielsweise oft in Besprechungen mit meinen Team-Mitglieder fest. Manche meiner Mitarbeiter neigen dazu, zuerst einmal das gerade anstehende, kleine oder auch große Problem zu sehen und vielleicht zu lösen.
Mir ist es aber wichtig, das zugrundeliegende System zu verstehen und das Problem damit nicht nur auszuräumen, sondern beispielsweise weitere ähnliche Probleme zu verhindern.

Ich gebe Ihnen mal ein sehr einfaches Beispiel:
Ein Kunde beschwert sich, weil er sich nicht einloggen kann.
Kurzfristig-Lösung: Dem Kunden eine Anleitung schicken, wie er sich einloggt.
Langfrist-Lösung(en): Diese Anleitung zur Standard-Anleitung bei dieser Frage machen und im FAQ-Bereich für alle Kunden verfügbar machen; herausfinden, ob es Probleme mit bestimmten bestimmten Browsern gibt, die man eventuell mit Hilfe von Programmierern lösen könnte; herausfinden, ob ein bestimmter Bedienfehler vorliegt und die Erklärung dafür in die Standardanleitung aufnehmen. usw.
(Dazu eine kleine Story: Ganz zu Beginn von Netzverdienst.com häuften sich bei uns im Support solche Anfragen. Und wir haben gerätselt und gerätselt, woran es lag. Schließlich haben wir die Lösung gefunden: Wir hatten den Kunden empfohlen, den Benutzernamen und das Passwort per Copy-and-Paste einzutragen – eigentlich mit dem Ziel, die Fehleranfälligkeit zu senken… Was passierte war das Gegenteil: Zahlreiche Kunden kopierten versehentlich nach Benutzername oder Passwort ein Leerzeichen mit, wodurch unsere Software das Passwort als falsch ansah. Erst als wir diesen Hinweis in die Anleitung aufnahmen, gingen die Anfragen massiv zurück. Alleine durch diese kleine Sache habe ich seither sicher Dutzende Arbeitsstunden meines Support-Teams und dadurch Hunderte Euro eingespart…).

Also: Lösen Sie das kurzfristige Problem aber gehen Sie auch gleich auf eine systematische Ebene, um herauszufinden, ob unter Umständen mehr dahinter steckt.

Die Vogel-Perspektive

Einer Ihrer wichtigsten Jobs, als Betreiber/Besitzer eines Internet-Marketing-Business ist es, immer wieder in die Vogel-Perspektive zurückzukehren und das „Große Ganze“ zu sehen. Je stärker Ihre Firma wächst und je größere Ihre Firma wird, desto mehr wird dieses „Große und Ganze“ dann nach und nach zu Ihrer einzigen Aufgabe.

Einige Tipps, wie Sie das schaffen:

1. Tracken Sie möglichst alle relevanten Prozesse, beispielsweise die Zahl der täglichen Verkäufe, die Zahl der neuen Interessenten(Leads), Umsätze, Ausgaben, usw. und packen Sie diese Zahlen beispielsweise in eine ganz einfache Exel-Tabelle. 
Ganz wichtig: Zeigen Sie sich diese Daten grafisch an (ein einfaches Balkendiagramm genügt). Wenn Sie solche Daten grafisch sehen, haben Sie auf einen Blick alles erfasst -> Vogel-Perspektive!
Nutzen Sie dann aber Funktionen wie gleitender Durchschnitt, um größere Trends erkennen zu können. Tägliche Abweichungen vom großen Trend sind nicht relevant, langfristige Abweichungen schon.

2. Systeme sind schwer zu ändern
Bedenken Sie dabei aber auch, dass stabile Systeme zwar die Basis des Erfolges, aber auch schwer zu ändern sind. Ein Mitarbeiter ist beispielsweise auch eine Art von System. Rechnen Sie also grundsätzlich mit Widerständen, gerade aus Ihrem Team, wenn Sie grundlegende Änderungen vornehmen wollen und seien Sie darauf vorbereitet.

3. Kurzfrist- und Langfrist-Ziele 
Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Kurzfrist- und Ihre Langfrist-Ziele oftmals komplett unterschiedlich (manchmal sogar entgegen gesetzt) sein können. Ihr Langfrist-Ziel könnte beispielsweise sein, Ihr Team zu vergrößern, während Ihr Kurzfrist-Ziel sein muss, Geld zu sparen. Finden Sie, wenn möglich, ganz konkrete Wege, Kurzfrist- und Langfrist-Ziele unter einen Hut zu bringen und geben Sie Ihren Langfrist-Zielen, wo immer es möglich ist, höhere Priorität.

4. Fehler sind gut!
Gehen Sie „proaktiv“ mit Fehlern um, suchen Sie also aktiv nach unerwünschten Auswirkungen Ihrer Handlungen, statt zu warten, bis sich die Fehler von alleine zeigen. Schaffen Sie Ihr Ihrer Firma eine „Fehler finden ist super!“-Kultur. 
Der normale Reflex, wenn man einen Fehler findet, ist oftmals: verstecken/verheimlichen. Schaffen Sie eine Firmenkultur, in der das Gegenteil davon forciert wird und BELOHNEN Sie Mitarbeiter, wenn sie Fehler (auch und gerade die eigenen!) aufspüren. 
Suchen Sie ebenfalls ganz gezielt nach Blockaden und „Flaschenhälsen“. Oftmals können ganze Teile Ihrer Firma lahmgelegt werden, weil es in einem bestimmten Bereich hängt, von dem bei einem speziellen Projekt aber alle anderen Bereiche abhängen. Seien Sie auf solche Situationen vorbereitet und verschieben Sie falls nötig kurzfristig die Ressourcen innerhalb Ihrer Firma entsprechend.

5. Erst testen, dann entscheiden!
Bringen Sie neue Systeme (beispielsweise eine neue Optin-Seite) mit möglichst wenig Aufwand an den Start, testen Sie und entscheiden Sie DANN, auf Basis der Testdaten, wie Sie weiter verfahren.

Ich hoffe, mit diesen Tipps gewinnen Sie mehr Klarheit über Ihre Firma. Zum Abschluss gebe ich Ihnen noch zwei Grundregeln mit auf den Weg.
1. Wenn Sie ein Resultat ändern wollen, arbeiten Sie am SYSTEM, nicht am SYMPTOM!
2. Konzentrieren Sie sich auf das, was funktioniert und entwickeln Sie es weiter, statt immer nach Neuem zu suchen.

Grüße und viel Erfolg

Heiko Häusler

P.S. Werfen Sie doch mal einen Blick auf mein Video „Herbstupdate“. Darin geht es unter anderem um Business-Strukturen und eben „Systeme“: http://www.netzverdienst.com/herbstaktion